Comment préparer la visite de l’équipe médico-sociale pour l’évaluation du GIR ?

L’attente de la visite de l’équipe médico-sociale du département est une source d’anxiété pour de nombreuses familles. La crainte est légitime : celle d’une sous-évaluation du niveau de dépendance, et par conséquent, d’un plan d’aide (APA) insuffisant pour couvrir les besoins réels de son proche. Face à cette échéance, le réflexe est souvent de rassembler les ordonnances et de préparer un discours sur les difficultés physiques. On s’apprête à lister ce que la personne ne peut plus faire, en se concentrant sur la mobilité ou la force.

Pourtant, cette approche, bien que logique, passe à côté de l’essentiel des critères d’évaluation. La grille AGGIR (Autonomie Gérontologie Groupes Iso-Ressources) est bien plus subtile. Elle ne mesure pas seulement l’incapacité physique, mais surtout la capacité à « faire seul », ce qui inclut l’organisation, l’initiative et la mise en sécurité. C’est ici que se niche le véritable enjeu de l’évaluation. Si la clé d’un dossier solide n’était pas de prouver que votre proche ne peut plus se laver, mais de démontrer qu’il ne sait plus comment préparer sa toilette en toute sécurité ?

Cet article a pour but de vous fournir les clés de lecture d’un évaluateur. En tant qu’initié du système, je vais vous détailler les nuances administratives qui font la différence. Nous verrons comment objectiver les troubles cognitifs qui impactent l’autonomie, comment le financement est réellement calculé, quelles sont les dépenses éligibles souvent ignorées, et comment naviguer dans l’écosystème des aides pour obtenir le soutien le plus adapté.

Ce guide vous permettra de comprendre la logique administrative derrière chaque question et chaque observation, afin de présenter un état des lieux factuel et complet, garantissant une évaluation au plus juste de la situation.

Pourquoi savoir faire sa toilette seul mais ne pas savoir la préparer change-t-il tout votre classement GIR ?

C’est la nuance la plus importante et la plus méconnue de l’évaluation GIR. Une famille peut expliquer que son proche « fait sa toilette seul », pensant valoriser son autonomie résiduelle. Or, pour l’évaluateur, la question est : le fait-il spontanément, correctement et en sécurité ? La grille AGGIR évalue la capacité à réaliser des actes essentiels à travers 10 activités discriminantes (cohérence, orientation, toilette, habillage, alimentation, élimination, transferts, déplacements intérieurs/extérieurs, communication à distance). L’évaluation ne porte pas que sur l’acte moteur final, mais sur l’ensemble du séquençage de la tâche, qui relève des fonctions exécutives.

Prenons l’exemple de la toilette. Une personne peut avoir la capacité physique de se savonner, mais être incapable de : préparer sa serviette et ses vêtements propres, régler la température de l’eau, penser à fermer la porte, ou sécuriser l’environnement pour éviter une chute. Cette incapacité à initier et organiser la séquence de gestes est un marqueur de troubles cognitifs qui pèse lourdement dans l’évaluation. Comme le souligne une analyse du processus, la distinction est cruciale : une personne capable physiquement de se laver mais incapable d’organiser la séquence peut basculer d’un GIR 4 (aide ponctuelle) à un GIR 3 (besoin d’aide quotidienne), changeant radicalement le plan d’aide.

Votre rôle est donc de documenter non pas l’incapacité, mais la perte d’initiative et d’organisation. Il faut objectiver les oublis, les hésitations, les mises en danger et le temps réel nécessaire pour que l’acte soit réalisé correctement. C’est cette démonstration factuelle qui transformera la perception de l’évaluateur.

Comment est calculé le ticket modérateur de l’APA selon vos revenus fiscaux ?

Une fois le GIR déterminé, le département établit un plan d’aide plafonné. Cependant, ce plafond ne correspond pas à la somme qui sera versée. L’un des points les plus techniques est le calcul du « ticket modérateur », c’est-à-dire la participation financière laissée à la charge du bénéficiaire. Cette participation n’est pas arbitraire ; elle est définie par un barème national basé sur les revenus. Il est crucial de comprendre que l’APA n’est pas soumise à l’impôt sur le revenu.

Le calcul se divise en trois tranches distinctes. Pour les revenus les plus modestes, il n’y a aucune participation. Selon les derniers barèmes officiels, ce seuil est fixé à 918,29€ par mois pour une personne seule. Au-delà, une formule de calcul progressive s’applique jusqu’à un certain seuil de revenus. Pour les revenus les plus élevés, la participation est fixe et représente 90% du plan d’aide. Comprendre dans quelle tranche on se situe permet d’anticiper le reste à charge réel et d’éviter les mauvaises surprises.

Le tableau ci-dessous synthétise le mécanisme de calcul du ticket modérateur en vigueur, vous permettant de situer rapidement votre niveau de participation potentiel.

Heures d’aide ou matériel : que peut-on vraiment payer avec l’APA à domicile ?

L’une des idées reçues les plus tenaces est que l’Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA) sert quasi-exclusivement à financer des heures d’aide humaine (auxiliaire de vie). Si cette dépense constitue souvent le cœur du plan d’aide, son champ d’application est bien plus large. L’objectif de l’APA est de répondre à un besoin global de maintien à domicile. Le plan peut donc et doit intégrer une combinaison d’aides humaines, techniques et de services pour être véritablement efficace.

Le rôle de l’équipe médico-sociale est de proposer un plan d’aide personnalisé. Il est donc primordial d’évoquer, lors de la visite, l’ensemble des difficultés qui pourraient être compensées par des solutions autres que la seule présence d’un intervenant. Pensez à la sécurité, à l’isolement, à la nutrition ou au répit de l’aidant. De nombreuses dépenses, souvent méconnues, sont parfaitement éligibles et peuvent grandement améliorer la qualité de vie et la sécurité au quotidien.

Comme le suggère cette image d’un espace de vie adapté, la technologie et les services complètent l’action humaine. Un plan d’aide bien construit peut par exemple inclure :

• Le portage de repas à domicile pour garantir une alimentation équilibrée.
• La téléassistance, y compris des systèmes avancés avec détection de chute automatique.
• Des solutions de répit pour l’aidant, comme le financement de quelques journées en accueil de jour ou d’un hébergement temporaire.
• Des aides techniques comme un pilulier connecté ou des chemins lumineux pour sécuriser les déplacements nocturnes.
• Le financement du transport accompagné pour les rendez-vous importants.

L’erreur de croire que l’APA est remboursable sur l’héritage (distinction avec l’ASH)

C’est une confusion fréquente et une source d’inquiétude majeure qui freine parfois les demandes : la peur que les sommes versées au titre de l’APA soient récupérées sur la succession au décès du bénéficiaire. Il est impératif de clarifier ce point : l’APA n’est jamais récupérable sur succession. Il s’agit d’un droit universel lié à la perte d’autonomie, et non d’une avance sociale.

Cette confusion provient d’une autre aide, l’Aide Sociale à l’Hébergement (ASH), qui, elle, est bien une aide sociale subsidiaire et récupérable. L’ASH intervient pour financer les frais d’hébergement en EHPAD ou chez des accueillants familiaux lorsque les ressources de la personne et de ses obligés alimentaires sont insuffisantes. L’APA et l’ASH sont deux dispositifs distincts avec des logiques différentes. De même, l’APA peut se cumuler avec la Prestation de Compensation du Handicap (PCH), qui n’est pas non plus récupérable.

Le fondement juridique est sans équivoque, comme le stipule le Code de l’action sociale et des familles :

Les sommes servies au titre de l’Apa ne font pas l’objet d’un recouvrement sur la succession du bénéficiaire, sur le légataire ou sur le donataire.

– Article L232-19 du Code de l’action sociale et des familles, Code de l’action sociale et des familles

Pour dissiper tout doute, le tableau suivant résume les différences fondamentales entre ces aides.

Quand demander une réévaluation du GIR : les signes d’aggravation qui justifient un nouveau dossier

Le classement en GIR n’est pas figé. La situation de dépendance évolue, et un plan d’aide qui était adapté il y a un an peut devenir insuffisant. En France, où l’on compte plus de 1,3 million de personnes dépendantes, l’aggravation de l’état de santé est une réalité. Il est possible, et même conseillé, de demander une révision de son dossier APA si la situation de votre proche s’est dégradée de manière significative. Cette démarche entraînera une nouvelle visite de l’équipe médico-sociale pour réévaluer le GIR et, potentiellement, augmenter le plan d’aide.

Toutefois, une telle demande doit être motivée par des faits concrets et observables. Il ne s’agit pas d’une simple insatisfaction, mais de la démonstration d’une perte d’autonomie supplémentaire. Les signes d’alerte qui justifient une demande de réévaluation sont notamment :

• Les chutes répétées : Une augmentation de la fréquence des chutes est un indicateur majeur d’aggravation.
• La perte de poids involontaire : Elle peut signaler des difficultés accrues à faire les courses, préparer les repas ou même à s’alimenter seul.
• L’aggravation des troubles cognitifs : Augmentation des oublis, confusion spatio-temporelle plus marquée, difficultés à reconnaître ses proches.
• L’isolement social accru : Un refus de sortir, d’interagir ou de participer à des activités auparavant appréciées.
• L’apparition de nouvelles difficultés pour des actes de la vie quotidienne qui étaient auparavant réalisés sans aide (ex: se lever seul de son lit, utiliser le téléphone).
• Le retour d’hospitalisation : Une hospitalisation entraîne souvent une baisse brutale de l’autonomie qui nécessite une révision rapide du plan d’aide.

Pour appuyer votre demande, il est indispensable de joindre un certificat médical récent décrivant l’évolution de l’état de santé. Comme pour la demande initiale, un journal de bord documentant ces nouveaux faits sera un atout précieux.

Emploi direct ou mandataire : quel statut choisir pour votre auxiliaire de vie selon votre niveau de gestion ?

Une fois le plan d’aide APA accordé, une question concrète se pose : comment employer l’aide à domicile ? Trois modes principaux coexistent, avec des niveaux de coût, de responsabilité et de gestion très différents : l’emploi direct, le service mandataire et le service prestataire.

L’emploi direct (via le CESU – Chèque Emploi Service Universel) est la solution la moins coûteuse. Vous devenez le particulier-employeur de l’auxiliaire de vie. Cela implique une gestion complète : recrutement, contrat de travail, déclaration des salaires, gestion des congés et des absences. C’est un statut qui offre une grande flexibilité mais exige du temps et des compétences administratives. La responsabilité en cas de litige (prud’hommes) ou d’accident du travail vous incombe entièrement.

Le service mandataire est un intermédiaire. Un organisme (association ou entreprise) vous aide dans les démarches administratives (recrutement, fiches de paie, déclarations). Vous restez l’employeur sur le plan juridique, mais une partie de la gestion est déléguée. Le coût est plus élevé que l’emploi direct car vous payez les frais de gestion de l’organisme. En cas d’absence de votre salarié, l’organisme peut vous aider à trouver un remplaçant, mais c’est à vous de gérer le nouveau contrat.

Enfin, le service prestataire est la solution la plus simple mais aussi la plus onéreuse. Vous êtes client d’un organisme qui est l’employeur de l’intervenant. Vous n’avez aucune responsabilité d’employeur ni aucune gestion administrative. L’organisme assure la continuité du service en cas d’absence de l’auxiliaire de vie, en envoyant un remplaçant sans démarche supplémentaire de votre part. C’est la solution « clés en main » par excellence, idéale pour les familles qui ne peuvent ou ne veulent pas assumer la charge de la gestion.

Pourquoi MaPrimeRénov’ Parcours Autonomie refuse-t-elle certains dossiers pourtant complets ?

Le plan d’aide APA est souvent le point de départ pour d’autres dispositifs, notamment ceux liés à l’adaptation du logement. MaPrimeRénov’ Parcours Autonomie (qui intègre désormais MaPrimeAdapt’) est une aide précieuse pour financer des travaux comme la transformation d’une baignoire en douche à l’italienne ou l’installation d’un monte-escalier. Cependant, de nombreux dossiers, même semblant complets, sont refusés pour des raisons techniques précises.

La principale cause de refus est l’incohérence entre le besoin attesté et les travaux demandés. Par exemple, financer une douche sécurisée pour une personne classée en GIR 5 ou 6, qui est considérée comme autonome pour les actes essentiels, sera difficile à justifier. L’attestation GIR 1 à 4 devient une pièce maîtresse qui légitime la demande. Comme le précise un Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) spécialisé, l’évaluation GIR sert de clé d’accès et facilite l’instruction du projet d’adaptation lorsque les travaux visent clairement les difficultés identifiées.

D’autres motifs de refus administratifs sont fréquents et doivent être anticipés :

• Le choix de l’artisan : L’entreprise réalisant les travaux doit posséder les labels requis (ex: Handibat, Silverbat), une vérification que de nombreuses familles omettent.
• L’imprécision des devis : Un devis mentionnant simplement « fourniture et pose d’une douche » sera rejeté. Il doit détailler les références exactes du matériel (receveur, robinetterie, siège de douche, barres d’appui).
• Le rapport de l’ergothérapeute : S’il est nécessaire, ce rapport doit être récent et ses préconisations doivent correspondre exactement aux travaux décrits dans les devis.
• L’oubli de signature : Toutes les pages des devis et autres documents doivent être paraphées et signées.

La rigueur administrative est absolue. Chaque document doit être parfaitement aligné avec les autres pour que le dossier soit accepté sans encombre.

CLIC, DAC ou MAIA : qui appeler pour coordonner une situation complexe de perte d’autonomie ?

Face à la perte d’autonomie, les familles se retrouvent souvent démunies, ne sachant pas vers qui se tourner. L’écosystème de l’aide est dense et ses acronymes peuvent paraître opaques. Trois structures principales jouent un rôle de coordination, mais avec des missions bien distinctes : les CLIC, les DAC et les plateformes de répit.

Le CLIC (Centre Local d’Information et de Coordination) est la porte d’entrée. C’est le premier interlocuteur pour obtenir une information générale, une orientation et un premier niveau de conseil. Par exemple, si vous cherchez une liste d’aides à domicile agréées dans votre commune ou des renseignements sur le portage de repas, le CLIC est le bon contact.

Le DAC (Dispositif d’Appui à la Coordination), qui a intégré les anciennes MAIA (Méthode d’Action pour l’Intégration des services d’aide et de soins dans le champ de l’Autonomie), intervient sur les situations complexes. La complexité est définie par plusieurs critères : une situation instable, des intervenants multiples (médecin, kiné, infirmière, aide sociale…) qui ne se coordonnent pas, et un aidant principal épuisé. Le DAC met alors en place un gestionnaire de cas qui devient l’interlocuteur unique pour organiser le parcours de santé et d’aide, en faisant le lien entre le sanitaire et le social. C’est un soutien crucial pour les situations lourdes, comme un retour d’hôpital difficile ou une maladie neuro-évolutive à un stade avancé. En effet, dans les cas de dépendance sévère, comme pour les résidents d’EHPAD dont plus de la moitié (54 %) sont en GIR 1 ou 2, une coordination fine est indispensable même à domicile.

Enfin, les plateformes de répit s’adressent spécifiquement aux proches aidants. Leur mission est de proposer des solutions pour soulager l’aidant : accueil de jour pour la personne aidée, groupes de parole, soutien psychologique, ou organisation d’un hébergement temporaire. Pour contacter efficacement ces structures, il est utile de préparer quelques informations clés :

• Nom, âge et coordonnées de la personne concernée.
• Description précise des difficultés et de l’objectif de votre appel.
• Liste des intervenants actuels.
• Situation de l’aidant principal (présence, niveau d’épuisement).

Pour mettre en application ces conseils, la prochaine étape consiste à constituer un dossier factuel et documenté, en vous appuyant sur le journal de bord pour objectiver chaque point avant la visite de l’équipe médico-sociale.